COLUMNA DE:
Sandro Barreto

Sandro Barreto

17 agosto 2015 | 10:58 am Por: Sandro Barreto

Estructura Organizacional y Sinergia

Estructura Organizacional y Sinergia
“el todo es más que la suma de sus partes” o “una cadena es tan fuerte como el más débil de sus eslabones”.

Según el diccionario, estructura es el “conjunto de relaciones que mantienen entre sí las partes de un todo” y/o el  “modo de estar organizadas u ordenadas las partes de un todo”. A partir de estos conceptos podemos definir que “La estructura organizacional es el marco en el que se desenvuelve la organización, de acuerdo con el cual las tareas y actividades son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas para el logro de objetivos”. Una empresa está compuesta por un conjunto de personas que trabajan con un objetivo en común y para llevar a cabo ese objetivo cada una de ellas tiene asignadas funciónes que debe cumplir con el mayor rendimiento posible. El propósito de la estructura organizacional es  facilitar la fluidez de los procesos, así como las funciones de comunicación, dirección, ejecución, seguimiento y control, al menor costo y con la mayor eficiencia. Una buena estructura debe privilegiar la calidad en lugar de la cantidad y debe generar sinergia.

Aristóteles resumió el principio general del holismo en forma concisa en sus escritos sobre metafísica, al decir “el todo es mayor que la suma de sus partes”. Este concepto se puede definir como el tratamiento de un tema o de un problema de tal forma que se consideren todos sus componentes, incluyendo sus relaciones invisibles pero igualmente evidentes o existentes. El holismo es una posición metodológica y epistemológica que postula cómo los sistemas, de cualquier índole (sean físicos, biológicos, sociales, económicos, mentales, organizacionales, etc.) y sus propiedades, deben ser analizados en su conjunto y no solo a través de las partes que los componen, para así comprender cómo encajan e interactúan sus partes entre sí; de lo contrario pueden pasarse por alto importantes causas subyacentes de un mal rendimiento, al estar sumándose al proceso o actividad uno o más elementos que sustraen o merman el valor que se pretende proporcionar al cliente, quien de hecho forma parte del sistema holístico. El holismo custodia el sinergismo entre las partes y no la individualidad de cada una.

Si evaluamos la performance individual de cada parte en forma aislada podríamos creer que las cosas van bien, pero si evaluamos el impacto en el conjunto la situación puede ser totalmente otra. Para graficarlo con mayor claridad al interior de una organización, imaginemos situaciones como estas: disponer de abundantes inventarios de productos cuya demanda es ínfima; tener una gran cantidad de ventas de productos sin stock; contar con un alto stock de productos sin la calidad requerida o vencidos; generar un altísimo indicador de visitas a clientes sin efectividad o ventas concretadas; tener un alto volumen de pedidos concretados que han sido rechazados por no reunir los requisitos para otorgarles crédito; ampliar o construir una nueva planta y no contar con las fuentes de energía que permitan el funcionamiento de las máquinas y equipo;   tener pedidos facturados que no se despachan en los plazos acordados; invertir una gran cantidad de recursos en capacitación que no genera impacto favorablemente en los resultados; invertir gran cantidad de recursos en seleccionar e incorporar personal, sin proporcionarles un adecuado programa de inducción;  etc..; por ello la frase “una cadena es tan fuerte como el más débil de sus eslabones”, es una analogía clásica para evaluar una estructura en su conjunto.

El camino hacia el alto rendimiento empresarial se facilita al tener una visión holística de la organización, en la que se incluyen la investigación y desarrollo, la producción, la calidad, el abastecimiento, las finanzas, la caja, el marketing, las ventas, la comunicación, la capacitación, la infraestructura, etc. Mejorando cada una de las actividades y procesos, a la vez que prestando atención al conjunto, es posible mejorar el rendimiento de toda la empresa. Es desde este concepto que se debe abordar el diseño de la estructura organizacional para generar una sinergia básica a nivel funcional, que sirva como plataforma para robustecerla al implementar la administración o gestión por procesos. Por supuesto que sería iluso negar que no hay otros componentes que interactúan para lograr el alto rendimiento.

Una estructura organizacional adecuada permite la articulación de los individuos, los procesos, los fines y el contexto. Desde un punto de vista más amplio, comprende tanto la estructura formal (que incluye todo lo que está previsto en la organización), como la estructura informal (que surge de la interacción entre los miembros de la organización y con el medio externo a ella) dando lugar a la estructura real de la organización. La estructura formal está conformada por las partes que integran a la organización y las relaciones que las vinculan, incluyendo las funciones, actividades, relaciones de autoridad y de dependencia, responsabilidades, objetivos, manuales y procedimientos, descripciones de puestos de trabajo, asignación de recursos, y todo aquello que está previamente definido de alguna manera. La estructura formal siempre se refiere a procesos, tareas y comunicaciones que habrán de tener lugar entre sus miembros. Por lo tanto, un plan, un programa, un presupuesto, un instructivo, las interrelaciones previstas entre el personal, forman parte de la estructura formal. La estructura informal es la que se conforma a partir de las  relaciones diarias que realmente ocurren, entre las personas que comparten uno o varios procesos de trabajos dentro de la organización. En este sentido, la estructura informal comprende aspectos que tienen que ver, con valores, intereses, sentimientos, posiciones, afectos, liderazgo y todo el abanico de relaciones humanas que no pueden ser determinadas previamente. Simplemente son producto de la interacción humana y del juego de personalidades, grupos, etc. Lo informal está caracterizado por una actividad colectiva que no está orientada específicamente hacia los objetivos, pero que es necesaria para alcanzarlos. La suma de la estructura formal y la informal da como resultado la estructura total o real. Si la premisa es aceptada, es válido decir que si es necesario cambiar la estructura organizacional para ejecutar con eficacia y eficiencia la estrategia, no basta con hacer cambios en la estructura formal, sino que también hay que impactar en la estructura informal que no es otra cosa que la cultura. Como sabemos la cultura organizacional proporciona al administrador la posibilidad de evaluar qué cambios son factibles y cuáles se enfrentarán a una fuerte resistencia. Asimismo le permite predecir cómo reaccionarán los miembros de la organización en diferentes contextos y exigencias.

La sinergia es definida en el diccionario como “la participación activa y concertada de varios órganos para realizar una función” y como “la unión de varias fuerzas, causas, etc., para lograr una mayor efectividad”. Un sistema consiste básicamente en un conjunto de componentes que se relacionan, intentando alcanzar uno o más objetivos. Sólo se da la sinergia cuando el o los objetivos logrados por la organización o sistema son alcanzados con creces, considerándolos como un resultado obtenido en conjunto mayor que el posible de alcanzar por sus partes individualmente. "Sinergia es acción y creación colectivas; es unión, cooperación y concurso de causas para lograr resultados y beneficios conjuntos; es concertación en pos de objetivos comunes". Todo proceso sinérgico produce resultados cualitativa y cuantitativamente superiores a la suma de actuaciones aisladas e individuales. La idea de sinergia es inherente al concepto de sistemas y especifica que el todo supera o iguala al mejor de sus sistemas. En resumen Sinergia es:
•    Una forma de trabajar, fomentando la colaboración entre todos los que forman un equipo.
•    Es una filosofía de trabajo que alimenta la prioridad del equipo ante los intereses individuales.
•    Es una búsqueda integral de un todo superior a través de la máxima contribución de cada una de las partes.

Peter Senge sostiene que “el trabajo cooperativo es hoy una necesidad impostergable, requiriéndose el uso de estrategias sistémicas de análisis, pues el resultado del trabajo en equipo es superior a la suma de los trabajos individuales”. De acuerdo con este pensamiento, el mundo organizacional no es fragmentado o compuesto por fuerzas separadas y sin relación. Crear una organización exitosa significa formar y contar con personas que aprendan a ver la realidad de forma sistémica y para eso el líder debe diseñar la estructura formal e impactar con su poder de influencia en la estructura informal. John Maxwell tiene una sabia y contundente frase para cualquier posición: “Cuando se trata de tener gente buena en un equipo, sólo hay dos alternativas: entrenarlos o comprarlos. O hace campeones de los jugadores que tiene, o recluta personas con mentalidad de campeones”.

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Sandro Barreto Reyes